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11.01 發票開立/上傳
先將【銷貨單】或【銷貨退回單】資料建立正確後,在此作業可上傳資料,列印出所需的發票或折讓單

一 、發票開立

1、銷貨單內容確認

【 銷貨單】作業要開立電子發票,【發票聯式】欄要選擇為【電子發票】
接著請確認【課稅別】,內容選項有【應稅外加】、【應稅內含】、【零稅率】及【免稅】,若銷售的商品有一些農產品為【免稅】商品,則目前電子發票不支援混稅格式,商品有【應收外加】(或應稅內含),又有【免稅】二種稅別時,需建立二張銷貨單,分別開立二張發票(拆開打)
電子發票並無區分二聯式或三聯式發票,一本發票50張不管是B2B(對企業)還是B2C(對客戶)都是同一本中開立,但B2B和B2C列印出來的發票格式會不同,系統區分此張銷售資料要開立為B2B還是B2C格式,是以在【發票統編】欄位是否有給統一編號為主,另會檢查若為有統一編號的B2B,【發票抬頭】欄位就不可空白;反之若為B2C則【統一編號】欄及【發票抬頭】就不用填寫資料喲
若開立發票後需發通知信件給客戶,則【發票通知(e-mail)】欄位可填寫要通知到的mail,如此家客戶都固定通知同一mail,建議在【客戶資料】作業的【發票通知(e-mail)】維護好,下次就會自動帶入囉!
上傳完成後客戶會收到通知信,但信件不會夾帶憑證,B2C的憑證開給一般消費者因為可兌獎,憑證不能MAIL給消費者,若為中獎發票,消費者備有機器列印出來去多兌獎,則多兌獎的金額會是企業要自負損失喔!而B2B的發票樣章就可以MAIL出去了,目前有提供通知信夾B2B的A4發票樣章每月加值費用是300元,最小訂購量3個月,若有需要請在線上【我要發問】反應客服,會有專員與您接洽報價
【客戶資料】作業的【發票通知(e-mail)】
【載具類別】及【載具號碼】,當您的客戶要求將發票存入載具時,不可拒絕喔!不然很有可能補檢舉,您只需要在【載具類別】選擇"手機號碼",【載具號碼】欄輸入英數的載具碼即可,這張發票就會存到您客戶的載具中,所以您不用印出發票給客戶
    日期:2015-12-21
    何謂「載具號碼」?
    載具號碼共30碼,是公用事業開立電子發票連結大平台之專屬的載具,像悠遊卡、會員卡、手機條碼、自然人憑證條碼一樣,唯一不同的是該載具並無實體卡片,統一發票開獎後,「載具號碼」是用戶查詢及列印中獎發票之重要資訊。
另外若發票上面需有特別說明的事項,可輸入在【發票備註】欄位
確認銷貨單資訊無誤後【儲存】資料
B2C的銷貨單也請注意相關欄位資訊需正確
另請留意一旦上傳發票後,銷貨單有些欄位就不允許再修改,務必確認資料無誤再上傳發票,例如【收款方式】、【統一編號】等等
下列黃色欄位是發票上傳後仍開放修改的,其他欄位為避免會有上傳發票與實際資料不一致情況,故不允許再修改

2、發票開立與上傳

開啟左邊選單最下方【電子發票】的【發票開立/上傳】作業
勾選要上傳開立的發票後按【上傳】,A1系統就會馬上通知至關貿發票小平台系統取得發票號碼至A1開立,上傳成功後即可列印發票喲
上傳後若【銷貨單】的【發票通知(e-mail)】有mail資料,則關貿系統會自動發出通知信給對方
【B2B的通知信內容】
【B2C的通知信內容】
目前不會有詳細的發票內容資訊,僅通知對方此交易已開立發票及發票號碼為目的

【補充說明】

在【銷貨單】可看到【發票號碼】欄已帶入發票號碼,之後關貿會將發票於48小時內上傳至財政部大平台(國稅局規定B2C需於48小時、B2B需於7天內上傳資料),並將憑證保留在小平台五年備查)
作業上方有提供查詢條件,若資料量大,可篩選想要查項的項目,例如只想查要【作廢】上傳的發票,則可勾銷其他項目後再按【查詢】
另可以在抬頭處查到剩餘張數,如選擇的方案發票張數不足,可選擇【加購張數】作業快速加購發票張數

二 、原發票作廢、折讓單與折讓單作廢

1、作廢發票

(1)銷退單內容確認

當月發票開立錯誤若還沒寄出給客戶,可直接作廢,作廢不會影響什麼只是會少了一張發票張數而已,但若非當月或發票已寄出給客戶,就應以折讓來處理
建立【銷貨退回單】不論您是用銷貨單按退貨拋轉,還是銷貨退回單按取銷貨建立銷退單,要注意在【發票處理】欄位要選擇正確,視您的情況選擇【原發票作廢】、【折讓單】的那一種,另建議可在【作廢原因】欄說明清楚,建立完成後儲存銷退單資料

如由【銷貨單】做銷貨退回,選擇【整張】則產生的銷退單會預設【發票處理】原因為"原發票作廢",若選擇【部份】則預設為【折讓單】

銷貨退回單的【發票處理】原因
如果已申報一般就要用【折讓單】處理,並列印出折讓單憑證雙方簽名留抵
【原發票作廢】已作廢的發票不可再取消作廢(財政部平台無此功能,故請小心操作,確認好原因後上傳)
作廢的發票如為B2C發票,務必請客戶寄回蓋印作廢章,作廢的發票如被兌獎,是企業要自負損失喔

(2)、發票開立與上傳_作廢上傳

在上傳前還可在【狀態】欄確認一下是否為【作廢】,因只要是【折讓】上傳後是需請客戶簽回憑證留抵的,故若只是開立錯誤當月用作廢會比較方便
上傳成功即完成發票作廢呈序
之後在【發票/折讓證明聯列印】作業系統也會貼心的標示該張發票為【已作廢】的狀態,,作廢的發票不用列印留存,故無提供列印格式

2、發票折讓

(1)銷退單內容確認

收款發生折讓、部份退貨或非當月發票發現開立錯誤,徵求客戶同意後應以折讓來處理,並簽回折讓單留抵證明
建立【銷貨退回單】不論您是用銷貨單按退貨拋轉,還是銷貨退回單按取銷貨建立銷退單,要注意在【發票處理】欄位要為【折讓單】,另還需在【作廢原因】欄說明清楚,建立完成後儲存銷退單資料

(2)、發票開立與上傳_折讓上傳

在上傳前還可在【狀態】欄確認一下是否為【折讓】,【折讓】上傳後需請客戶簽回憑證留抵
確認上傳成功就可以準備列印憑證了,憑證的列印方式請參考【11.2發票/折讓證明聯列印】-【折讓單(A4)】章節

3、發票折讓作廢

(1)銷退單內容確認

若當月已上傳【折讓】的B2C發票,發現上傳錯誤尚未寄出折讓資料給消費者,因消費者沒有工具故可直接做【折讓作廢】,正確的折讓資訊再重新建立【銷貨退回單】確認好資料重新再上傳折讓,不用請B2C的客戶簽名回傳文件
但如果是B2B的客戶規定折讓作廢不可由賣方發起,只能由買方的系統發起折讓作廢,如對方無系統或太麻煩,還是建議就直接簽回折讓文件,再重新開立正確發票給B2B客戶會比較方便
如上述故系統無提供B2B折讓作廢,只允許B2C的銷貨退回單改為【折讓作廢】狀態
開啟【銷貨退回單】,在【發票處理】欄由原來的【折讓】 下接選單改為【折讓作廢】,並在【折讓作廢原因】欄說明清楚折讓要作廢的原因,再儲存資料
出現提示訊息"是否確定作廢折讓單",再按【確認】
接著還需將折讓作廢的銷貨退回單資訊上傳財政部(會由關貿處理上傳)
上傳成功B2C折讓作廢即處理完成,B2C折讓作廢不用列印什麼單據留抵或給客戶簽名,
再次提醒折讓作廢是因資料有誤故直接作廢,客戶尚未收到您寄的折讓單才可這樣做喲~
B2B不可由賣方執行折讓作廢
即使在B2B的銷貨退回單【發票處理】欄改為【折讓作廢】並存檔
在上傳區也不會出現該筆提供上傳的,因折讓作廢需由買方發起,故折讓真的開錯了,建議還是印出折讓單請B2B客戶簽回,再重開正確的資料給對方

三、取得字軌

1、財政部大平台取字軌

開啟【電子發票專用字軌號碼取號】,選擇【電子發票專用字軌取號】,再點開【電子發票專用字軌號碼取號(營業人)】

(1)Email維護

第一次使用請先在【取號Email維護】將mail輸入,當取號後財政部平台會發mail通知
輸入mail後按新增就會增加在【列表】中,再按【返回】回到上一頁

(2)大平台取字軌操作方式

【發票期別】欄會預設為當期期別,可選擇【發票類別】為【一般稅額計算】再按【查詢】,先查看目前發票字軌取號的情況
查詢好確認要申請字軌號請按【取號】
在【可取用本數】欄顯示的是申請時預估每期的本數,可不用一次取完,待當期使用本數不夠時再次【取號】沒關係,但已【取號】的申請下來的字軌若當期未用完畢,就需上傳空白發票,例如申請時預估每期5本,這期【107/09~107/10】先取用2本,取用的2本共有100號(每本50個號碼),只用完至95號,剩下的5號沒有用完,就要在下期10號以前從A1上傳空白發票,亦即107/11/10以前就要上傳通報
按【是】確定儲存
申請成功按【確定】
接著,可看到在【是否已配號】欄會出現【否】,需等待號碼核發
稍候再查詢會看到【配號完成,檢核中】
當看到【是否已配號】欄變為【是】即已配號成功
這樣就可以【勾選】後【下載】檔案
另外配號完成也會在剛才設定的MAIL收到通知信

採用期配在財政部大平台下期的字軌號會自動於該期18號左右配號帶入,例如5、6這期共取字軌10本,就會在6/18左右將10本配號至7、8月,故一般只需做一次即可,日常當期開始可稍檢查一下,了解自已配號的號碼

2、關貿小平台確認字軌帶入狀況

登入關貿小平台後開啟【電子發票系統】中的【電子發票字軌維護】作業
可將剛才的檔案下載後匯入
第一次取號完為避免等待時間,可直接就將大平台下載的檔案匯入關貿小平台
之後下一期關貿會自動讀取大平台下一期的字軌號帶入,平日只需檢查一下起訖號情況即可
但若除了關貿加值中心外,之前已有和別的加值中心開立發票或後來又因銷售通路需增加不同加值中心開立,則不建議自動匯入作法,要改為自行手動配號,等於就是將大平台下載的excel檔改好要在A1開立的起訖發票號碼後自行匯入關貿小平台,以避免發票號碼重覆開立,有別的加值中心時務必主動告知專案人員,由專案人員通知關貿設定為不自動匯入
手動匯入發票請先在財政部平台勾選發票後按下載,會下載cvs檔,再將此檔案直接匯入關貿的小平台中
點選關貿小平台的【匯入】鈕
【選擇檔案】選取好檔案路徑後按【匯入】,匯入完成後會出現成功的筆數,這樣就可以開始在A1上傳開立發票囉!
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