5.2.1 進貨單_新增

建立平日的進貨資料,進貨存檔後商品會自動入庫增加庫存,付款方式為現金、轉帳或未付款也會直接影響財務報表相關內容喔!

一、【新增】進貨單

按【新增】建立【進貨單】

註:若要使用手機App刷條碼建立進貨單,可參考【雲端進銷存-條碼進貨】章節

欄位說明

1.【廠商】

進貨的廠商

選擇廠商時下拉挑選,下拉的來源資料是「基本資料-廠商資料」的內容,若打單時下拉發現無符合的廠商(之前沒有建立到或為新廠商),可按 + 直接簡單建立廠商資料,詳細資料可等日後有空時再回「基本資料-廠商資料」補齊

2.【日期】

建議輸入貨品的實際入庫日,讓貨品的庫存管理較精準

3.【付款方式】

目前提供下列四種:(1)現金 (2)轉帳 (3)月結/未付款

若之前曾和同一廠商進貨,有進貨記錄,則會預帶上次進貨的付款方式

(1)現金:購買物品支付廠商現金時選擇

(2)轉帳:匯款轉帳給廠商購買商品,選擇轉帳時會出現[轉出帳號]和[對方帳號]欄位,可備註款項是由我們公司的那個帳戶裡匯出支付的,以及廠商的帳號為何,方便日後備查

【轉出帳號】必填欄位,下拉資料來源是「共用設定-銀行帳號」,若無符合資料可按 + 直接新增公司的銀行帳號資料

(3)月結/未付款:和廠商談好月結支付貨款,月結的進貨單,例如每月25結帳,5號付款;或有時出貨後會過一陣子才支付廠商的貨款,也可選擇【月結/未付款】,若付款是開立支票給廠商時,此部份請也選擇【月結/未付款】

=>選擇【月結/未付款】,系統會出現[預結帳日]和[預付款日]兩欄,若有和交易廠商談定固定何時結帳?何時收款,建議可維護好這二欄,方便日後查詢

而和廠商談定好的固定結帳日和付款日,其實系統可自已依進貨單的【日期】欄計算,只要您先在「基本資料-廠商資料」中有先設定好[結帳日]及[付款日]兩欄資料,系統就會自動幫您推算囉!

例如「基本資料-廠商資料」中的[結帳日]是"每月25日"及[付款日]是"每月5日",那麼2/1的進貨單會在2/25結帳,3/5付款;反之2/26的進貨單則在3/25結帳,4/5付款喔~

成立【月結/未付款】後會變成公司的應付帳款,之後支付款項,再建立「帳款收付-付款單」沖帳,而付款的項目當然也可能是用現金、轉帳、開立支票支付,如何沖帳,請看付款單的章節;如何查詢有多少應付帳款,建議可以使用「管理報表-應付帳款統計表」等應付帳款相關報表

4.【發票聯式】

可備註此張進貨單的發票聯式,提供有下列四種:(1)不開 (2)二聯式 (3)三聯式(4)電子發票

5.【課稅別】

可備註此張進貨單發票的稅別,提供有下列四種:(1)應稅外加 (2)應稅內含(3)零稅率 (4)免稅

一般若[發票聯式]選擇"二聯式"或"三聯式",通常[課稅別]會為"應稅內含"或"應稅外加",進貨單單身建立完進貨的商品後,系統會依合計金額*5%自動計算稅額

有些交易雖[發票聯式]選擇"二聯式"或"三聯式",但交易時會以稅內含交易,或有時是和廠商殺價後變成稅內含,此時建議[課稅別]選擇是"應稅內含"或",系統即可協助計算出稅內含的金額喔!

6.【發票日期】

發票的日期

7.【發票號碼】

發票的號碼

8.【取採購】

若有前置的採購單,則點選後會只帶這家廠商的未進貨採購單,進貨入庫時可取單帶入

9.【退貨】

進貨的商品發生退貨時使用,通常有發生退貨,仍要先將進貨單存檔後,再按點開或按修改鈕執行退貨,詳細退貨的操作,請參考進貨退出單章節

10.【品號】

選擇商品請按...開窗選擇進貨的商品

10.【單位】

會先預設帶入商品的基礎"庫存單位",若交易時出貨的單位非庫存單位,可開窗選擇其他單位,例如"箱"

假設公司向廠商購買的"頂級灰狼防風保暖手套(黑)",一箱有10雙,此次買一箱,那麼可以在[單位]欄,點選...開窗,選取銷售不同的單位!

以此例開窗後沒有看到箱,表示之前並未先在「共用設定-換算單位」中建立好,此時可直接按[新增],建立"箱"的換算單位

[單位]欄按[新增]功能後會出現下列畫面

接著請您在【換算單位】欄輸入"箱" ; 在下方換算數量輸入要換算的值,以此例「1箱=10雙」,就輸入"1"和"10" ,輸入完成後按【儲存】

然後再點選剛才建立好的單位資料,點選該筆單位,帶回進貨單

假設此次"頂級灰狼防風保暖手套(黑)"公司購買一箱,則進貨單【數量】欄則為1

記得此時您進貨單的【單價】 及【金額】欄是要以"1箱"的進價來看喔!

系統會先依「基本資料-商品資料」中的【標準進價】欄計算換算數量後一箱的單價及金額,來看看以上例子設定的換算數量自動計算1箱應符合的價格

例如上例商品資料標準進價是1雙125元,而一箱有10雙,所以1箱的單價是?.......

參考商品資料畫面

單價等於125*10=1,250

參考進貨單資料畫面

這樣,關於換算單位的使用方式,是否有比較瞭解了呢?

11.【數量】

游標點到此欄,會出現綠框,此時可直接用鍵盤輸入要銷售的單位數量

數量欄旁的...開窗,提供銷售時快速查詢各倉庫目前的庫存數量

參考進貨單數量欄開窗後的畫面

12.【單價】

進貨商品的單位進價,進價會依您選擇的廠商及商品自動取價

單價欄會依系統設計好的取價順序帶入,若順序1查無-->就會找順序2-->而都沒有就帶入0元,順序是:

1、「進貨單」廠商歷史交易價(最後一次和廠商購買此商品的價格)

2、「基本資料-商品資料」欄中[標準進價]

13.【金額】

系統計算「數量*單價」後帶入,有時在不知商品單價情況,也可在【金額】欄直接輸入總額,由系統自動計算單位售價帶回【單價】欄

14.【倉庫】

商品入庫的倉庫

倉庫開窗後的內容為「共用設定-倉庫資料」的資料,若開窗後無符合資料,可按[新增]快速建立倉庫資料

系統會先依「共用設定-基本設定」中[主要倉庫]裡設定的倉庫資料先預設帶入,可開窗修改實際入庫的倉庫

參考倉庫欄開窗後畫面

15.【贈品】

廠商有贈送商品給公司時,可勾選,打勾後[單價]和[金額]欄會自動變為0元

16.【批號】

批號開窗的內容會依品號區分,開窗後只會看到那個商品的批號資訊

前提是在【公用設定-基本設定】作業【批號管理】有打勾,進貨單的單身才會看到此欄位

若開窗後無符合的資料,系統也提供直接建立的功能

批號開窗快速建立的畫面,建立好的批號會回寫至【進銷存-商品批號維護】

建立好批號後,勾選所需出貨批號,再按【確認】即可帶回,但系統不做嚴格管控,留給企業彈性運用,故若您出貨時需要批號,請內部自已管控確認好單據內容再存檔喲

帶回批號後即輸入好【進貨單】的【批號】欄進貨入庫資訊

之後追蹤可以查看【商品批號追蹤表】

17.單身【備註】

可看您需不需要註記什麼內容,此處的【備註】欄,系統有提供【商品追蹤表】可查詢相關資料

18.單身【未稅金額】及【稅額】

由【課稅別】依據【金額】自動計算,允許自行修改

請注意!點選一次就好了,因為每點選一次,就會再扣稅額一次喔!

若有自行調整金額,建議存檔時看到稅額調整訊息,要按【取消】喔,不然稅額會被重新計算

出現【 整張稅額計算,與單身單筆合計有差異,是否由系統自動調整?】訊息,一般是因為單身稅額加總後的金額,不等於單尾總額*5%金額,才會出現尋問訊息,按【確認】後,會自動調整稅額金額等相關欄位,讓總額符合整合合計5%後的金額

例如下例進貨單【合計金額】是362元,362*5%=18.1,【稅額】目前為19元,應為18元,四捨五入後【總金額】仍為362元

存檔後出現訊息按【確認】,由系統自動計算,系統會在金額最大的那一筆,進行調整,讓單尾【稅額】變為18元,【合計金額】仍為362元

19.【儲存】

建立完成後若不繼續打進貨單,可按儲存鈕檢視資料

20.【儲存並新增】

建立完成後若要繼續建立下一張進貨單,可按儲存並新增,快速建立下一筆進貨資料

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