5.6 進貨退出單

發生因貨品瑕疵、污損…等不良狀況,將商品退回給廠商時做退貨的處理,退貨會使庫存減少,從倉庫中扣除退回廠商

進貨退出有二個作業的方式,說明如下:

方式一、找到原進貨單後做退貨

比較推薦用這方式處理進貨退出,會比較方便喔!

1.【查詢】在進貨單查詢出原進貨資料

查詢操作可參考「進銷存-進貨單_查詢」章節

2、【修改】修改此張進貨單,可點選修改鈕,或點開資料也可直接修改

3、【退貨】開啟進貨單資料後,按退貨鈕執行退貨

4.【勾選框】勾選要此筆進貨單要退貨的商品

5.【退貨數量】勾選商品後系統會預帶全部的進貨數量,可以修改

若只是部份退貨給廠商,例如原來買5頂,只退1頂,則勾選商品系統預帶入數量5之後,可以在[退貨數量]欄位連點二下,輸入要部份退貨的數量

6.【確認】確定退貨資料完成後,按確認產生進貨退出單資料

7.【訊息確認】退貨完成系統會出現訊息告知產生的銷貨退回單單號,若要查看資料,可至「進銷存-進貨退出單」作業查詢

方式二、在「進銷存-進貨退出單」作業直接新增建立資料

這方式會比較適合用於無來源進貨單時使用,例如貨品是在系統開帳前購入,故無進貨單,此時就可在這裡直接新增進貨退出單

1.【新增】請按新增建立進貨退出單資料

2.【廠商】進貨商品要退出的廠商

選擇廠商時下拉挑選,下拉的來源資料是「基本資料-廠商資料」的內容,若打單時下拉發現無符合的廠商(之前沒有建立到或為新廠商),可按 + 直接簡單建立廠商資料,詳細資料可等日後有空時再回「基本資料-廠商資料」補齊

3.【日期】進退貨品退出,從公司扣庫的日期

若用上述方式一由進貨單直接產生退貨,則日期會預設執行退貨的當日,可再改

4.【退款方式】目前提供下列三種:(1)現金 (2)轉帳 (3)月結/未付款

若用上述方式一由進貨單直接產生退貨,則退款方式會預設與原進貨單一致,如退款採用別的方式,可查詢出進貨退回單再修改

(1)現金:進貨退出廠商直接付現退款

(2)轉帳:廠商轉帳匯退款給公司,選擇轉帳時會出現[轉入帳號]和[對方帳號]欄位,可備註款項是匯入我們公司的那個帳戶裡,以及廠商的帳號為何,方便日後備查

【轉入帳號】必填欄位,下拉資料來源是「共用設定-銀行帳號」,若無符合資料可按 + 直接新增公司的銀行帳號資料

(3)月結/未付款:進貨退出發生但此單採月結方式到時再和廠商結帳扣抵貨款,例如和廠商談定每月25結帳,5號做付款,屆時會扣除進貨退出的金額;或進退後因有一些程序廠商要審單,故會過一陣子才退款給公司也可選擇賖進,廠商要開立支票支付進貨退款,此部份請也選擇"賖進"

=>選擇"月結/未付款",系統會出現[預結帳日]和[預退款日]兩欄,若有和交易廠商談定固定何時結帳?何時退款,建議可維護好這二欄,方便日後查詢

若用方式一找到進貨單直接退貨,則[預結帳日]和[預退款日]兩欄資料會和進貨單一樣,可以修改

而若是自行新增進貨退出單時,則和廠商談定好的固定結帳日和付(退)款日,其實系統可自已依進(退)貨單的【日期】欄計算,只要您先在「基本資料-廠商資料」中有先設定好[結帳日]及[付款日]兩欄資料,系統就會自動幫您推算囉!

例如「基本資料-廠商資料」中的[結帳日]是"每月25日"及[付款日]是"每月5日",那麼2/1的進貨退出單會在2/25結帳,3/5收(退)款;反之2/26的進貨退出單則在3/25結帳,4/5收(退)款喔~

成立賖進退貨後會變成公司的應付帳款加項,之後收到廠商退貨的款項,再建立「帳款收付-付款單」沖帳,而付款的項目當然也可能是付現、轉帳、支付支票,如何沖帳,請看付款單的章節;如何查詢有多少進退應付帳款未收,建議可以使用「管理報表-應付帳款統計表」等應付帳款相關報表

5.【發票聯式】可備註此張銷貨退回單開立的發票聯式,提供有下列四種:(1)不開 (2)二聯式 (3)三聯式(4)電子發票

6.【課稅別】可備註此張銷貨退回單開立的稅別,提供有下列四種:(1)應稅外加(2)應稅內含(3)零稅率 (4)免稅

一般若[發票聯式]選擇"二聯式"或"三聯式",通常[課稅別]會為"應稅內含"或"應稅外加",銷貨退回單單身建立完銷售的商品後,系統會依合計金額*5%自動計算稅額

7.【發票日期】開立發票的日期

8.【發票號碼】確認開立好的發票號碼後,可再補入進貨退出單此欄中

9.【進貨單號】若退貨在系統中有來源進貨單時,進貨單的單號可以備註在此欄

若用上述方式一由進貨單直接產生退貨,會自動帶入該張進貨單

10.【品號】選擇商品請按...開窗選擇要退貨給廠商的貨品

11.【單位】會先預設帶入商品的基礎"庫存單位",若退貨的商品單位非庫存單位,可開窗選擇其他單位,例如"箱"

12.【數量】游標點到此欄,會出現綠框,此時可直接用鍵盤輸入進貨退出單位的數量

數量欄旁的...開窗,提供建立進貨退出單時快速查詢各倉庫目前的庫存數量

13.【單價】進貨退出商品的單位單價,單價會依您選擇的廠商及商品自動取價

單價欄會依系統設計好的取價順序帶入,若順序1查無-->就會找順序2,而都沒有就帶入0元,順序是:

1、「進貨單」廠商歷史交易價(最後一次和廠商購買此商品的價格)

2、「基本資料-商品資料」欄中[最近進價]

14.【金額】系統計算「數量*單價」後帶入,有時在不知商品單價情況,也可在【金額】欄直接輸入總額,由系統自動計算單位售價帶回【單價】欄

15.【倉庫】商品進貨退出後扣庫的公司倉庫

16.【贈品】退回的部份是原來廠商送給公司的贈品,則此欄可打勾

17.【批號】開窗選取退貨的批號資訊

18.【備註】輸入相關備註,備註內容有提供【商品追蹤表】查詢