7.1 收款單

收款單的主要功能有三項：1、記錄收到客戶的款項及金額。2、沖銷應收帳款。3、預收客戶貨款或訂金

時機

實際收到款項時，再建立「收款單」，以避免有應收帳款已沖帳但未收款情況；或預收款已入帳於系統但實際確沒收到款，故金額有入帳收到時，再來建立「收款單」較佳

二、收到款及沖銷帳款

情況一：全數沖帳

1、【新增】：收到款項要沖帳時請按【新增】建立資料

2、【請款客戶】：下拉選擇收款的對象，選好客戶後，就會在單身自動載入末收的帳款(月結款)

此處欄位為【請款客戶】的原因，是指「銷貨單」的【請款客戶】，若要沖銷貨單"賖銷"的帳款，一定要選和銷貨單【請款客戶】一致才會帶出應沖帳的資料~

銷貨單月結或還沒收到款，收款方式要選擇"賖銷"，交易的【客戶】一般會與【請款客戶】一致，但有時遇到交易的對象是子公司或分店，請款要向總公司或總店請；或是請貨運公司代收款，故請款結帳是找貨運公司，就會有【請款客戶】與【客戶】不一致情況喔！

*參考「銷貨單」的【客戶】與【請款客戶】"一致"的單據

*參考「銷貨單」的【客戶】與【請款客戶】"不一致"的單據

3、【日期】：選擇收款的日期

接下來，我先用一個最複雜的收款情況來說明！情況如下：

假設「和樂機車行」銷售帳款$32,792元，收到客戶支付現金2,000元，殺價折讓700元，貨款10,000元客戶轉帳匯款，剩餘20,000開立支票，另發生運費92元(客戶不支付，由公司承擔)

這麼複雜的收款情況，要如何打單呢？

4、【現金】：首先，收到現金2,000元，此欄輸入2000

5、【請選擇】：選擇沖帳資料

可先勾選要沖帳的資料，先勾或最後勾都沒關係，沒有一定的順序

但想先輸入【折讓】金額的話，就可以先勾，勾選後【本次沖帳】欄位系統會自動帶入金額

單頭若先輸入了【轉帳】金額或【支票】金額，記得要輸入完相關欄位，再到單身勾選

6、【本次沖帳】：在【請選擇】處勾選後，會自動帶入金額，若有折讓要扣除折讓後的金額，修改輸入於【本次沖帳】欄位，此處要由32792改32092

7、【折讓】：客戶殺價折讓700元，此處輸入700。要先輸入【折讓】或改【本次沖帳】無一定的順序，依方便打單即可

8、【轉帳】：貨款10,000元客戶轉帳匯款，輸入10000，並填妥下列二欄資料

(1)【轉入帳號】：必填。客戶的轉帳貨款是入到我們的那一個銀行(非指客戶銀行，是指公司的那一個銀行帳號)

若無符合的銀行可按 + 直接新增；或到「公用設定-銀行帳號」中建立

(2)【對方帳號】：非必填。記錄客戶的帳號資訊

9、【支票】：剩餘20,000開立支票，輸入20000，並填妥下列二欄資料

(1)【支票號碼】：必填。記錄客戶開立的支票號碼

(2)【到期日】：必填。記錄支票何時到期

10、【其他】：另發生運費92元(客戶不支付，由公司承擔)，輸入92，另在【其他項目】欄註明為"運費"

以剛才有三種收款項目，另有發生折讓及公司承擔運費情況，都仍可在一張收款單中記錄及沖帳完畢喔！

當然…我想實務上，應不太會發生這麼複雜情況，因此…由難入簡易，若您能理解剛才的情境，那麼例如簡單的只有收到客戶現金時，是否只要輸入【4】及勾【5】，確認【6】就完成了呢！

11、【收款合計(含折讓)】及【應收沖帳(含折讓)】：都為唯讀欄位，【收款合計(含折讓)】是"單頭收款金額"的加總，【應收沖帳(含折讓)】是"單身本次沖帳金額"的加總，二個金額要一致，才可沖銷全部帳款

確認資料無誤，按【儲存】即完成收款沖帳囉！

情況二：部份沖帳

(一)部份收款

只收到部份的款項，沒有收完全部時

1、【請款客戶】：選擇要沖帳的客戶

2、【請選擇】：勾選要沖的帳款

3、【本次沖帳】：將剛才系統預帶入的金額，改為此次僅收到要部份沖銷的金額，如2000改1000

4、【收款合計(含折讓)】及【應收沖帳(含折讓)】：確認金額一致後，按【儲存】即完成部份沖帳

(二)銷貨折讓或收款折讓的沖帳

部份沖帳另一情況有折讓發生時

方式一：用其他項目沖折讓，其他原因可選擇自訂的原因

方式二：用預設的折讓沖帳，輸入折讓金額後，系統會自動計算本次沖帳的金額

方式三：建立銷退單記錄折讓，銷退單建立時可不輸入數量，在金額欄輸入折讓金額，之後再用收款單沖帳，沖帳時要選要沖那些銷貨的金額

三、預收客戶訂金或貨款等預收款發生

1、【新增】：點選新增建立客戶預收款

2、【請款客戶】：選擇預收款的對象

3、【請選擇】：不勾選沖帳，【本次沖帳】欄金額為0元

4、【儲存】：輸入完成存檔

5、出現會變為預收款的提示訊息，按【確認】，預收款即會儲存成功！

預收款成立後，當下次再建「收款單」，選擇好此家客戶後，就會在單身看到有預收款的待沖帳資料囉！

四、銷貨和銷退互抵，不會收到錢的沖帳：

應用於全額退款

銷貨和銷退互抵，有差額的沖帳

銷貨和銷退互抵，部份退貨沖帳

五、銷貨和預收互抵，部份預收款沖帳：

先收了客戶訂金，或有些行業是先預收款後，再慢慢出貨扣款，這種情況的沖帳，只要控制好單身的本次沖帳金額，就可完成沖帳囉！

六、補充資料：

1、【轉帳】欄金額非為0元時，【轉入帳號】會變為必填欄位

當在【轉帳】欄填入金額後，【轉入帳號】會變成"必填"欄位~若沒有填寫，直接去單身【請選擇】勾選後，到【本次沖帳】欄或【儲存】等欄位時，會看到以下錯誤畫面！

此時，您只需要將收到客戶匯款的公司帳號選入【轉入帳號】欄位，直接再確認單身【本次沖帳】欄位金額後，按【儲存】即可完成沖帳。

2、【支票】欄金額非為0元時，【支票號碼】及【到期日】會變為必填欄位

只要將資料輸入完整，在【請選擇】勾選要沖帳的資料，再確認完【折讓】及【本次沖帳】金額無誤，就可存檔囉！