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7.2 付款單
付款單的主要功能有三項:1、記錄支付廠商的款項及金額。2、沖銷應付帳款。3、預付廠商貨款或訂金

一、執行時機

實際支付款項時,再建立「付款單」,以避免有應付帳款已沖帳但未付款情況;或預付款已入帳於系統但實際確沒支付狀況,故金額有實際支付時,再來建立「付款單」較佳

二、支付款項及沖銷帳款

情況一:全數沖帳

「進貨單」的單據,付款方式為"月結/未付款"時才會變為應付帳款
支付款項時開啟付款單做付款及沖帳
1、【新增】:點選新增付款單建立資料
2、選擇【廠商】後,第一次付款需挑選您支付的方式按【加入】
【廠商】:下拉選擇要付款的對象,選好廠商後,就會在單身自動載入末支付的帳款(月結款)
第一次付款,付款方式按【加入】,輸入付款金額相關資訊,例如支付現金,則選擇現金後按加入
3、輸入要付款金額後,再勾選要沖銷的帳款,儲存即可沖帳
練習完簡單的情境,接下來,假設付款情況如下:
「全新工業」進貨貨款此次要支付二筆貨款,分別為期初應付款$31,000元及4/13進貨應付款$2,977元,另有4/26進貨退出款$96元可扣抵,共應支付$33,881元($31,000元+$2,977元-$96元),實際支付$33,800元,殺價81元。支付現金$3,800元,殺價折讓$81元,轉帳匯款$20,000元,剩餘10,000開立支票,另發生運費100元(公司不支付,由廠商承擔)
這麼複雜的付款情況,要如何打單呢?請參考下圖
4、【現金】:首先,支付現金$3,800元,此欄輸入3,800
5、單身選擇沖帳資料,此處要勾選三筆,即期初應付款$31,295元及4/13進貨應付款$2,977元,另4/26進貨退出款$96元
可先勾選要沖帳的資料,先勾或最後勾都沒關係,沒有一定的順序
但想先輸入【折讓】金額的話,就可以先勾,勾選後【本次沖帳】欄位系統會自動帶入金額
單頭若先輸入了【轉帳】金額或【支票】金額,記得要輸入完相關欄位,再到單身勾選
6、【折讓】:跟廠商殺價折讓81元,在其中一筆正數的帳款,其折讓欄輸入81,例如在期初應付帳款31,000元那筆,其折讓欄輸入81元時,本次沖帳會自動變為30919元
要先輸入【折讓】或改【本次沖帳】無一定的順序,依您方便的方式打單即可
8、【轉帳】:轉帳匯款$20,000元,輸入20,000,並填妥下列二欄資料
(1)【轉出帳號】:必填。轉帳給廠商的貨款是由我們的那一個銀行轉出(非指廠商銀行,是指公司的那一個銀行帳號)
若無符合的銀行可按 + 直接新增;或到「公用設定-銀行帳號」中建立
(2)【對方帳號】:非必填。記錄廠商的帳號資訊
(3)【手續費】:非必填。若選 帳戶內扣=>手續費金額會在銀行收支明細表中扣除發生的金額,同理 若為 付現==>會在現金收支表中扣除
9、【支票】:剩餘10,000開立支票,輸入10000,並填妥下列二欄資料
(1)【支票號碼】:必填。記錄開立給廠商的支票號碼
(2)【到期日】:必填。記錄支票何時到期
10、【其他】:若另有發生運費100元(公司不支付,由廠商承擔),輸入100,【其他原因】選擇要在收支結餘表認列的原因,【其他說明】欄非必填可註記或不註記,所以廠商支付運費100元,現金部份或其他項目就可以少付100元,才會平衡
以剛才有三種付款項目,另有發生折讓及廠商承擔運費的情況,都仍可在一張付款單中記錄及沖帳完畢喔!
當然…在實務上,應該不太會發生這麼複雜情況,因此…知道了困難的方法,要推理解單的方式就容易多了11、【付款合計(含折讓)】及【應付沖款(含折讓)】:都為唯讀欄位,【付款合計(含折讓)】是"單頭付款金額"的加總,【應付沖帳(含折讓)】是"單身本次沖帳金額"的加總,二個金額要一致,才可沖銷全部帳款
確認資料無誤,按【儲存】即完成收款沖帳囉!

情況二:部份沖帳

只支付部份的款項,沒有付完全部時
1、【廠商】:選擇要付款的對象
2、單身沖帳資料:勾選要沖的帳款
3、【本次沖帳】:將剛才系統預帶入的金額,改為此次僅收到要部份沖銷的金額,如45,098改25,098
4、單頭選擇付款項目及輸入支付的金額,完成該付款方式的相關欄位內容
【付款合計(含折讓)】及【應付沖帳(含折讓)】:確認金額一致後,按【儲存】即完成部份沖帳

三、預付貨款

1、先付錢但貨還沒來,要建立預付款時,開啟付款單按新增,一樣選好廠商及支付項目
2、輸入付款金額相關資訊,項下不勾沖帳資料,儲存後即會變為預付款
4、儲存資料
5、之後進貨單建立入庫及應付帳款產生後,再新增一張付款單沖帳,單頭付款處因不會再付款,選好廠商後單頭不用理會,單身將預付和應付二筆打勾對沖,儲存資料即可沖銷
同理當預付例如為10,000, 進貨貨款為8000時,這時候打勾後,將預付該筆的本次沖帳欄改8000,就會有2000預付未沖完
那麼當預付是8000,進貨為10,000時呢?那麼就改進貨的本次沖帳為8000,進貨應付款就有2000未付喔!
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