1.會計傳票

會計模組的主要作業,不論開帳、拋轉或自行建立的傳票皆建立於此作業

要了解如何開帳、如何拋轉請看下列說明:

接著,先來學習如何新增傳票及瞭解傳票的操作:

非拋轉傳票建立的步驟

一、新增建立傳票

1、建立傳票時請點選【會計傳票】,按【新增】

2、【日期】

傳票入帳的日期

大部份都是以實際發生的日期來記帳 【傳票編號】共11碼,會依日期欄自動編號:西元年(4碼)+月(2碼)+日(2碼)+流水號(3碼)=>20171105001,不可自訂,儲存後編碼不能變更,故若您是補單或建未來單據,請務必記得確認【日期】無誤後再存檔,因儲存後就算修改了傳票日期,編碼也不會再變更囉!如果想要漂亮的編碼,就要記得確認好日期再存檔~

真的跳號了,想用傳票總號功能,可以看這篇詳細說明喔!

3、【傳票類別】

預設「轉帳」,下拉還有「收入」和「支出」傳票的選項

(1)轉帳傳票:傳票單身有【借方金額】和【貸方金額】

選擇此類別,借方科目和貸方科目都要輸入,且借貸金額需平衡才能存檔

(2)收入傳票:傳票單身僅有【貸方金額】

選擇此類別,只需輸入貸方科目及金額

借方的部份,系統預設在【會計項目設定】中【現金與損益設定】作業,預設為「1111..庫存現金」的會計科目,有些人會改為「銀行存款」,此處並無規定

可視自已切立傳票的需求決定預設的對方科目,但不建議常常變動,怕會有錯亂,會搞不清楚現在【收入傳票】的借方科目為何,故應以最常使用的科目去設定,當有異動時,就不使用【收入傳票】,用【轉帳傳票】來建立資料即可,如此才不會一直異動

(3)支出傳票:傳票單身僅有【借方金額】

選擇此類別,只需輸入借方科目及金額

對方科目(貸方科目)也同【收入傳票】是預設在【會計項目設定】中【現金與損益設定】作業,預設為「1111..庫存現金」的會計科目,故【支出傳票】和【收入傳票】是抓取同一處設定的會計科目做對方科目的預設值喔!

會一直變動對方科目,小編建議就直接切立【轉帳傳票】即可,因沒有規定若收現或付現,就一定要用收入或支出傳票,所以用【轉帳傳票】借貸方都可隨交易異動,就會比較方便

4、【會計人員】

可選擇建立此張傳票的人員,傳票憑證印出時也會呈現

若無符合的資料可按【+】功能鈕,直接建立公司員工資料

也可以在【共用設定】中【員工資料】作業先新增建立 【員工代碼】建議可用流水號0001往下(會變動的資料不適合編入代號,如部門(可能會換部門),區域(可能會搬家換區)),若員工離職代號仍保留,不刪除資料或修改員工姓名,因有許多作業有此員工資料,刪除對資料不好,來源檔不見,當有新進員工時,就繼續新增;而離職員工複職,仍繼續用其原來的員工工號

5、【會計項目】點選【...】功能鈕,開窗選取會計項目(即為會計科目,EAS以定名為"會計項目")

會計項目開窗後選擇所需項目

(1)【請輸入搜尋的資料】若資料很多,不想拖曳找尋,可在此欄輸入項目代碼如6125,或項目名稱如折舊,來快速找到需要的項目

(2)【資產 負債 權益………】會計大分類,點選大分類找尋所需項目

(3)【口】勾選需要的項目

(4)【確認V】按確認後帶回所選項目至傳票

6、【摘要】

輸入完借方摘要後,若要複製到貸方,可按Ctrl+A全選(或直接用滑鼠框起整行資料),接著按Ctrl+C複製先行資料,然後再到貸方摘要欄按Ctrl+V貼上,可多利用這三個快速鈕,加快傳票摘要建立的速度喲!

這三個鍵盤快速鈕也是電腦常用的,用於網頁或其他文件,都可用這種公認的快速鈕進行全選、複製、貼上

7、【借方金額】輸入借方金額

8、【貸方金額】要與借方金額平衡

9、檢視單尾【借貸尾差】為0,表示無金額不平狀態,不繼續建立傳票按【儲存V】,要繼續建立下一筆傳票可按【儲存並新增V】,如此就完成傳票的建立了

二、存為常用傳票

若此張傳票為每月經常固定發生的傳票,建議可在上述步驟9,存檔前,先按【存為常用傳票】,將傳票內容儲存,下個月發生,就可以直接取用,這樣建立傳票的速度又可飛升囉~

詳細操作請看下一章節【常用傳票】

三、會計傳票單身新增及刪除列的方式

(一)新增一列

建立傳票時若要插入一列,或最下方新增一列,可直接點選【->】功能鈕新增

點選後可看到已增加一列

例如要在1和2列間插入一筆,則點選第1列的【->】,就可在中間再增加一列

(二)刪除一列

在要刪除的那一最,按【X】功能鈕

出現提示訊息,按【確認V】即可刪除該列

四、列印傳票

首先,先查詢出傳票資料

接著【口】勾選要列印的傳票,勾好後,若要印的是A5大小(接近中一刀)可在【紙張格式】選擇【A5】,目前系統是預設A4,選擇好後按【列印】

按【列印】後會看到瀏覽器產生了憑證的頁籤,此時可將此PDF檔另存或列印

列印會預設印【傳票編號】,若有跳號,可運用【傳票總號重排】功能,印出傳票總號,詳細可看【傳票總號重排】章節說明

簽核欄【會計:】會帶【會計傳票】中的【會計人員】;【製表人】會帶入【登入人員】的姓名

參考登入人員來源作業,查詢後畫面: 共用設定-使用者與權限-姓名

ps:傳票憑證目前沒有提供轉出excel格式,提供產生pdf檔列印

五、複製傳票

查詢會計傳票後,對於要【複製】的那筆傳票,資料瀏覽列,點選【複製】功能鈕

點選後,整張傳票就會複製帶出資料,可再修改所需的摘要或金額

六、作廢傳票及取消作廢傳票

若您有使用傳票連號來做內控稽核帳務,那麼公司應就會不允許跳號的發生,故當傳票確實需刪除時,就不使用【刪除】的方式,而採用【作廢】來處理,傳票要作廢,請在該筆點選【作廢】鈕

(一)作廢傳票

帶出提示訊息後按【確認V】

即可作廢傳票,預覽時最後一欄可看到【作廢】鈕被打勾

點開檢視時,也會出現提示訊息,按【確認V】可進入看資料

開啟後會看到此張傳票蓋有【作廢章】

列印【作廢】傳票,也同樣會有【作廢章】喔

(二)取消作廢傳票

已作廢的傳票,因為某些原因,要還原作廢可以嗎?需不需要再過帳或做什麼?答案是,不用過帳或做什麼其他事情將傳票重新入帳,只需要按【取消作廢】即可

要在傳票資料瀏覽的狀態下,對已作廢要還原狀態的傳票該筆,再按一次剛才位置的功能鈕,即可取消作廢

提示訊息按【確認V】

這樣就可取消作廢傳票,金額即可重新入帳囉!

六、刪除傳票

要刪掉整張的傳票,在資料瀏覽料該筆,按【刪除】功能鈕即可刪除 ,要注意刪除後,沒有像資產回收的功能,可再復原刪除的資料,請確認後再刪除

刪除前會有再次提示的訊息,請務必確認好再執行

小編再次溫馨提醒:例如1/30已建立3張傳票,號碼為20170130001及20170130002、20170130003,此時若將20170130002刪除,則再建立1/30的傳票,儲存後【傳票編碼】會變20170130004,不會補回已刪掉的002號中了

七、轉出資料,傳票預覽資料轉出Excel

要將當月傳票預覽資料轉出Excel的步驟:

(1)先確認起迄日期

(2)按【查詢】

(3)若要一整個月的資料轉出,可勾選最上方的【口】做全選

(4)按【轉出】即可產生下列excel資料